Poznámka k leadu má poradci pomoct navázat tam, kde skončil. Jenže v praxi často vypadá takhle: „volat později“, „řeší byt“, „čeká“, „ozvat se“, „pošle“. V den, kdy ji napíšeš, dává smysl. Za měsíc už ne.
Nevíš, proč se máš ozvat. Co klient přesně řešil. Na co čekal. Jestli měl poslat dokumenty. Jestli byl lead od makléře. Nebo co bylo domluveno naposledy. Dobrá poznámka nemusí být dlouhá – musí být srozumitelná i ve chvíli, kdy se k ní vrátíš po týdnu, měsíci nebo po několika dalších schůzkách.
Proč na poznámkách záleží
Finanční poradce často neřeší obchod během jednoho hovoru. Klient hledá nemovitost. Čeká na rezervační smlouvu. Dodává podklady. Rozhoduje se s partnerem. Má se ozvat po dovolené. Mezi prvním kontaktem a obchodem může uběhnout několik týdnů.
Pokud si u leadu neuložíš dobrý kontext, při dalším hovoru začínáš znovu. A to není profesionální ani efektivní. Klient má pocit, že si ho nepamatuješ. Makléř má pocit, že musí věci připomínat. A ty ztrácíš čas dohledáváním informací ve WhatsAppu, e-mailu nebo starých poznámkách.
Dobrá poznámka odpovídá na tři otázky
U většiny leadů stačí, když poznámka odpoví na tři jednoduché otázky.
Co klient řeší?
Díky tomu hned víš, v jakém kontextu s klientem mluvíš. Například:
- „Klient hledá byt v Praze do 8 mil. Kč.“
- „Řeší koupi domu, zatím bez konkrétní nemovitosti.“
- „Chce ověřit maximální hypotéku před prohlídkami.“
- „Má zájem o pojištění k nové hypotéce.“
Na čem jste se domluvili?
Důležité hlavně proto, aby bylo jasné, kdo má udělat další krok. Například:
- „Pošle příjmy a rezervační smlouvu.“
- „Domluvena schůzka po prohlídce nemovitosti.“
- „Má se poradit s manželkou a vrátit se do konce týdne.“
- „Zatím nechce řešit, domluven callback za měsíc.“
Co má následovat?
Další krok je nejdůležitější část poznámky – bez něj lead jen leží. Například:
- „Zavolat 15. 7. – bude vědět, jestli podává nabídku.“
- „Po dodání podkladů připravit propočet.“
- „Po schůzce založit obchod, pokud klient potvrdí postup.“
- „Ozvat se po dovolené, téma refinancování.“
Jednoduchý vzor poznámky
Nemusíš psát dlouhé zápisy. Stačí držet jednoduchou strukturu: situace, domluva, další krok.
Situace: Klient hledá byt v Liberci, rozpočet cca 5 mil. Kč.
Domluva: Zatím nemá vybranou nemovitost, chce ověřit možnosti financování.
Další krok: Zavolat za 14 dní, jestli se posunuly prohlídky.
Taková poznámka je krátká, ale za měsíc pořád použitelná.
Příklady lepších poznámek
Rozdíl není v délce. Rozdíl je v tom, že lepší poznámka zachytí kontext a další krok.
„čeká na byt“
„Klient zatím hledá byt do 6 mil. Kč. Domluveno, že se ozveme za 3 týdny, pokud se posune výběr nemovitosti.“
„pošle doklady“
„Klient pošle příjmy a výpisy z účtu. Po dodání připravit orientační propočet hypotéky.“
„volat později“
„Ozvat se po dovolené 12. 8. – chce řešit refinancování, nyní nemá prostor.“
„makléř Novák“
„Lead od makléře Nováka. Klient kupuje byt, zatím čeká na rezervační smlouvu. Po podpisu navázat hypotékou.“
Poznámka nenahrazuje stav leadu
Poznámka nemá nést všechno. Pokud do poznámky píšeš „nový“, „čeká“, „schůzka“, „neúspěšný“ nebo „založen obchod“, pravděpodobně supluješ stav leadu. To není ideální. Stav má být samostatně, poznámka má vysvětlovat kontext.
Stav: čekání na klienta · Poznámka: „Klient čeká na vyjádření prodávajícího k ceně. Ozvat se příští týden.“ — Když se stav a poznámka nemíchají dohromady, evidence je mnohem přehlednější.
Poznámka nenahrazuje callback
Podobné je to s callbackem. Napsat do poznámky „zavolat za měsíc“ nestačí, pokud se poznámka sama nepřipomene. Callback má mít konkrétní termín, poznámka má vysvětlit, proč se má volat.
Callback: 15. 7.
Poznámka: „Klient čeká na rezervační smlouvu. Pokud bude podepsaná, připravit hypoteční možnosti.“
Takhle se za měsíc nemusíš ptát, proč máš volat – hned víš, na co navázat. Víc o tom, jak callbacky hlídat, v článku jak hlídat callbacky u klientů.
Kdy poznámku aktualizovat
Poznámku má smysl doplnit vždy, když se změní kontext nebo další krok. Typicky po:
- prvním hovoru,
- domluvené schůzce,
- zaslání podkladů,
- změně stavu leadu,
- odložení klienta na později,
- neúspěšném kontaktu,
- vzniku obchodu,
- domluvě s makléřem.
Nemusí jít o dlouhý zápis. Stačí jedna nebo dvě věty. Důležité je, aby další člověk – nebo ty za měsíc – pochopil, co se děje.
Jak s poznámkami pomáhá LeadBridge
LeadBridge umožňuje vést poznámky přímo u leadů a obchodů. To je důležité, protože poznámka má být tam, kde je celý kontext. Ne v chatu. Ne v papírku. Ne v jiné tabulce. Ale přímo u konkrétního leadu nebo obchodu.
U leadu tak vidíš stav, doporučitele, odpovědného poradce, callback, schůzku i poznámky na jednom místě. Díky tomu se nemusíš vracet do starých zpráv a rekonstruovat, co bylo domluveno. Jak vypadá dobrá evidence leadů pro finanční poradce; obecný přehled produktu na stránce CRM pro finanční poradce.
Shrnutí
Dobrá poznámka k leadu nemusí být dlouhá. Měla by ale odpovědět na tři otázky: Co klient řeší? Na čem jsme se domluvili? Co má být další krok?
Pokud poznámka obsahuje kontext a navazuje na stav leadu nebo callback, pomáhá udržet obchodní proces pod kontrolou. Pokud je příliš stručná, rozházená nebo uložená mimo lead, za pár týdnů ztrácí hodnotu – a tak se z dobrých kontaktů stávají ztracené leady. LeadBridge pomáhá tím, že poznámky drží přímo u leadů a obchodů – tam, kde dávají smysl.