Excel je skvělý nástroj. Na výpočty, jednoduché seznamy, přehledy nebo rychlou evidenci funguje výborně. Není proto divu, že mnoho finančních poradců začne leady od realitních makléřů evidovat právě v tabulce. Na začátku to dává smysl: jméno klienta, telefon, makléř, stav, poznámka, datum dalšího kontaktu. Hotovo.
Jenže postupně začnou přibývat leady, makléři, schůzky, callbacky, rozpracované obchody a provize. A tabulka, která měla pomoct s přehledem, se začne měnit v další místo, které musíš hlídat. Excel pořád umí ukládat data. Ale neumí dobře řídit proces.
Tabulka vypadá bezpečně. To je její největší riziko.
Největší problém Excelu není v tom, že by nešel použít. Problém je v tom, že vytváří pocit, že máš leady pod kontrolou. Kontakt je přece zapsaný. Má řádek. Má stav. Má poznámku.
Jenže pokud není jasné, co se má stát dál, lead může být dokonale zapsaný – a přesto se s ním nikdo neozve. Právě tady vzniká největší rozdíl mezi tabulkou a skutečným systémem na leady.
Co všechno musíš v Excelu hlídat ručně
U leadů od realitních makléřů nestačí evidovat kontakt. Potřebuješ řídit celý proces. V Excelu musíš ručně hlídat:
- kdo lead doporučil a který poradce ho řeší,
- jestli už byl klient kontaktovaný,
- jestli je domluvená schůzka a kdy se má znovu zavolat,
- jestli klient čeká na nemovitost,
- jestli z leadu vznikl obchod a v jakém je stavu,
- komu vzniká provize a jestli už byla vyplacena.
Tohle všechno jde do tabulky napsat. Ale tabulka sama nepozná, že se dnes máš ozvat klientovi. Neupozorní makléře, že se lead posunul. Neudrží historii změn. Nevyřeší role. A nezařídí, aby všichni používali stejné stavy stejným způsobem.
Pět míst, kde tabulka selhává
Nejednotné stavy
V tabulce často vznikne sloupec „stav“. Zpočátku je to jednoduché, pak se v něm začnou objevovat varianty: „volat“, „čeká“, „schůzka“, „ozvat se později“, „řeší se“, „asi nic“, „čeká na byt“. Po čase už není jasné, co přesně znamenají. Je „čeká“ totéž jako „čekání na klienta“? Je „schůzka“ domluvená, nebo už proběhla? U pár leadů to nevadí, u desítek začne být nejednotný stav problém.
Callbacky zapadají
Největší ztráty často nevznikají u klientů, kteří řeknou jasné „ne“. Vznikají u těch, kteří řeknou „ozvěte se za měsíc“, „ještě hledáme nemovitost“ nebo „zavolejte po dovolené“. Datum dalšího kontaktu si do Excelu zapsat můžeš – ale pokud tabulku neotevřeš, nevyfiltruješ a pravidelně nekontroluješ, callback snadno zapadne. A právě odložené leady jsou nejkřehčí: nejsou mrtvé, jen potřebují návrat ve správný čas. Jak na to, popisuje článek jak hlídat callbacky u klientů.
Poznámky ztrácí kontext
V Excelu bývá poznámka jedna dlouhá buňka. Na začátku stačí, pak se do ní dopisuje další informace, starší se míchá s novou a po čase už není jasné, co platí. Nebo ještě hůř: část poznámek je v tabulce, část ve WhatsAppu, část v e-mailu a část v hlavě poradce. Když se ke klientovi vracíš po měsíci, potřebuješ rychle vidět poslední domluvu a další krok, ne luštit, co se vlastně stalo.
Makléř nevidí, co se děje
Pokud makléř pošle lead a dál nic nevidí, začne se ptát: „Volal jsi mu?“ „Byla schůzka?“ „Kdy bude provize?“ Poradce pak místo práce s klientem vysvětluje stav. Excel může být dobrý interní přehled pro poradce, ale pro spolupráci s makléřem je slabý – makléř do něj většinou nevidí, nebo by viděl až příliš. Dobrý systém má ukázat každému jen to, co potřebuje.
Provize se řeší bokem
U leadů od makléřů nejde jen o kontakt, ale často i o budoucí provizi. V Excelu se obvykle řeší dalším sloupcem, druhou tabulkou nebo úplně bokem. To funguje do chvíle, než začneš řešit více doporučitelů, manažerů nebo kancelář. Pak potřebuješ vědět, kdo klienta doporučil, z jakého obchodu provize vznikla, komu patří jaká část a jestli už byla vyplacena. Pokud provize není navázaná na konkrétní lead a obchod, vzniká prostor pro chyby. Jak na férové rozdělení, viz provize pro realitní makléře.
Kdy Excel ještě stačí
Excel není špatná volba vždy. Může stačit, pokud:
- máš pár leadů měsíčně a pracuješ sám,
- nemáš větší síť makléřů,
- neřešíš složitější provize,
- callbacky si spolehlivě hlídáš jinde,
- nepotřebuješ sdílet stav s doporučiteli.
V takovém případě může být tabulka úplně v pořádku. Problém začíná ve chvíli, kdy tabulka přestává šetřit čas a začíná vytvářet riziko.
Kdy už je čas na systém
Systém na leady začíná dávat smysl, pokud:
- leady chodí od více realitních makléřů,
- máš víc rozpracovaných kontaktů najednou,
- často odkládáš klienty na později a potřebuješ hlídat callbacky,
- makléři se ptají na stav,
- dohledáváš informace ve více místech,
- ručně počítáš nebo kontroluješ provize,
- tabulka má příliš mnoho sloupců,
- nejsi si jistý, co je dnes potřeba řešit.
Tohle je moment, kdy už nepotřebuješ lepší tabulku. Potřebuješ proces.
Jak to řeší LeadBridge
LeadBridge nahrazuje tabulkovou evidenci systémem vytvořeným pro finanční poradce, kteří pracují s leady od realitních makléřů. Každý lead má své místo. Je jasné, kdo ho doporučil, který poradce ho řeší a v jakém je stavu. U leadu může být schůzka, callback, poznámka i historie.
Když z leadu vznikne obchod, pokračuje se dál ve stejném systému – stav obchodu, provize i vyplacení zůstávají navázané na původní lead. Rozdíl není v tom, že by Excel neuměl ukládat informace. Rozdíl je v tom, že LeadBridge pomáhá řídit práci s leadem od začátku do konce. Detailní srovnání obou přístupů najdeš na stránce LeadBridge vs. Excel; jak vypadá dobrá evidence leadů pro finanční poradce.
Shrnutí
Excel je dobrý začátek. Ale jakmile leady přichází od více realitních makléřů, přibývají callbacky, schůzky, obchody a provize, tabulka začne být slabé místo. Ne proto, že by byla špatná, ale proto, že byla vytvořená na data, ne na řízení obchodního procesu.
Pokud chceš leady nejen zapisovat, ale opravdu s nimi pracovat, potřebuješ u každého z nich jasný stav, odpovědnost, další krok, poznámku a návaznost na obchod. Související čtení: jak finanční poradce ztrácí leady.